Tablas dinámicas.

Las tablas dinámicas son una buena opción para analizar e informar sobre los datos. Y si los datos son relacionales (es decir, están almacenados en tablas independientes que puede juntar en valores comunes), puede crear una tabla dinámica como esta en cuestión de minutos:

¿Qué tiene de particular esta tabla dinámica? Observe que la lista de campos de la derecha muestra una colección de tablas en lugar de solo una. Estas tablas contienen campos, que el usuario puede combinar en una sola tabla dinámica para segmentar los datos de varias formas. No es necesario preparar los datos ni aplicar formato de forma manual. En cuanto importe los datos podrá crear, de forma inmediata, una tabla dinámica basada en las tablas relacionadas.

Para obtener varias tablas en la lista de campos de la tabla dinámica:

• Importe datos de una base de datos relacional, como Microsoft SQL Server, Oracle o Microsoft Access. Puede importar varias tablas al mismo tiempo.
• Importe varias tablas desde otros orígenes de datos, incluidos archivos de texto, fuentes de distribución de datos, datos de hojas de cálculo de Excel, etc. Puede agregar estas tablas a Modelo de datos en Excel, crear relaciones entre ellas y luego usar el modelo de datos para crear la tabla dinámica.

A continuación se muestra la manera de importar varias tablas desde una base de datos de SQL Server.

1. Asegúrese de conocer los nombres del servidor y de la base datos, así como las credenciales que debe usar para conectarse a SQL Server. El administrador de la base de datos puede facilitarle la información que necesite.
2. Haga clic en Datos > Obtener datos externos > De otras fuentes > Desde SQL Server.
3. En el cuadro Nombre del servidor, escriba el nombre del equipo de red del equipo que ejecuta SQL Server.
4. En el cuadro Credenciales de conexión, haga clic en Usar autenticación de Windows para conectarse como usted mismo. De no ser así, escriba el nombre de usuario y la contraseña que le haya proporcionado el administrador de la base de datos.
5. Presione Entrar y, en el cuadro Seleccionar base de datos y tabla, elija la base de datos que desee y haga clic en Habilitar selección de varias tablas.
   
6. Si sabe exactamente con qué tablas desea trabajar, elíjalas de forma manual. De lo contrario, seleccione una o dos tablas y luego haga clic en Seleccionar tablas relacionadas para seleccionar de forma automática tablas relacionadas con las que ha seleccionado.
7. Si el cuadro Importar relaciones entre tablas seleccionadas está activado, manténgalo así para que Excel pueda crear de nuevo en el libro las relaciones de tablas equivalentes.
8. Haga clic en Finalizar.
9. En el cuadro de diálogo Importar datos, elija Informe de tabla dinámica.
   
10. Para iniciar la importación y rellenar la lista de campos, haga clic en Aceptar.

Observe que la lista de campos contiene varias tablas. Se trata de todas las tablas que seleccionó durante la importación. Para ver los campos que contienen, puede expandirlas y contraerlas de forma individual. Siempre que las tablas estén relacionadas, puede crear su tabla dinámica arrastrando los campos desde cualquiera de estas tablas a las áreas VALORES, FILAS oCOLUMNAS.

• Arrastre los campos numéricos al área VALORES. Por ejemplo, si usa una base de datos de ejemplo de Adventure Works, arrastre ImporteVentas desde la tabla VentasInternetEfectuadas.
• Para analizar las ventas por fecha o zona, arrastre los campos de fecha o zona a las áreas FILAS o COLUMNAS.
• En ocasiones puede ocurrir que, para usar dos tablas en una tabla dinámica, deba crear una relación entre ellas. Si un mensaje le indica que debe crear una relación, en primer lugar haga clic en Crear.
  

Los siguientes  link nos llevara hacia un audio-visual tutorial de los temas expuestos: 

https://goo.gl/VtBfER

• http://goo.gl/wEF5rG

Gráficos Dinámicos.

Pasos para crear gráficos dinámicos

En este ejemplo, vamos a utilizar un gráfico dinámico para que podamos visualizar las tendencias en cada región de ventas. Para ello, sigue estos pasos:  

Paso 1:

Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la cinta de opciones. Allí, haz clic en el el comandoGráfico dinámico.

Paso 2:

En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic en Aceptar. 

Paso 3:

El gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic y arrastrando.

Puede ser difícil obtener una visión global cuando los datos están en un gráfico dinámico grande o cuando la mayoría de los datos son complejos e incluyen texto y números con encabezados de columna, como el siguiente:

Con un gráfico dinámico le será más fácil darle sentido a los datos. Aunque un gráfico dinámico muestre las series de datos, las categorías y los ejes de gráficos igual que un gráfico estándar, también incluye controles de filtrado interactivos en el mismo gráfico, lo que le permite analizar rápidamente un subconjunto de datos.

En los casos de datos de hojas de cálculo, puede crear un gráfico dinámico sin crear primero una tabla dinámica. Puede incluso crear un gráfico dinámico recomendado para sus datos. Excel creará automáticamente un gráfico dinámico acoplado. Para ello, haga lo siguiente:

1. Haga clic en cualquier punto de los datos.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, seleccione Gráficos recomendados.
   
3. En la ficha Gráficos recomendados, seleccione cualquier gráfico que tenga el icono de gráfico dinámico  en la esquina superior. Aparecerá una vista previa del gráfico dinámico en el panel Vista previa.
   
4. Cuando encuentre el gráfico dinámico que le guste, haga clic en Aceptar.

NOTA:  Si no encuentra un gráfico dinámico que le interese, haga clic en Gráfico dinámico en la pestaña Insertar, en vez de hacer clic en Gráficos recomendados.

1. En el gráfico dinámico que aparezca, haga clic en cualquier control interactivo y después seleccione las opciones de ordenación o de filtrado que desee.
   

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https://goo.gl/WrnLZj

• http://goo.gl/8AaiTn

Validación de datos en Excel.

Use la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben en una celda.

Por ejemplo, en un libro de presupuestos, puede configurar un rango de celdas para permitir únicamente números de cuenta de exactamente tres dígitos (no letras). Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje de entrada como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de 2 o de 5 dígitos, también puede mostrarles un mensaje de error.

1. Seleccione una o más celdas para validar.
2. En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
   
3. En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, seleccione Lista.
   
4. En el cuadro Origen, escriba los valores de la lista, separados por comas. Por ejemplo:
   1. Para limitar una respuesta a dos opciones (por ejemplo "¿Tiene hijos?"), escriba Sí,No.
   2. Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.
      NOTA: Generalmente, estos pasos solo se recomiendan para los elementos de lista que probablemente nunca cambien. Si tiene una lista que pueda cambiar, o si necesita agregar o quitar elementos de vez en cuando, le irá mejor si sigue el paso del siguiente procedimiento recomendado.
      Procedimiento recomendado: También puede crear entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro. La manera más eficaz es crear la lista, después aplicar el formato como una tabla de Excel (desde la pestaña Inicio, seleccione Estilos > Dar formato como tabla > elija el estilo de tabla que sea mejor para usted). Después, seleccione el rango de cuerpo de datos de la tabla, que es la parte de la tabla que solo tiene la lista, no el encabezado de la tabla, y proporciónele un nombre significativo en el cuadro Nombre encima de la columna A.
      
   En lugar de escribir los valores de la lista en el cuadro Origen de la validación de datos, agregue el nombre que acaba de definir precedido de un signo igual (=).
   
   Lo mejor sobre usar una tabla es que a medida que agrega o quita elementos de la lista, su lista de validación de datos se actualizará automáticamente.
   NOTA: Es mejor colocar sus listas en una hoja de cálculo independiente (oculta si fuera necesario) de forma que nadie pueda editarlas.
5. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.
   

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• https://goo.gl/hr1VRE
• http://raymundoycaza.com/tag/validacion-de-datos/

Opcion Formato en la TABLA DE DATOS.

 Muchas personas pensamos que esta opción lo único que hace es aplicar un formato de color a mi tabla , pero Excel va mucho mas allá de eso, por ejemplo cuando hacemos uso de esta opcion nos damos cuenta que automáticamente el encabezado de mi tabla aparece con la opcion "FILTRO", otra ventaja de esta opcion es que si yo agrego una columna nueva automáticamente adopta el formato de las anteriores columnas, otra ventaja es que al aplicar una formula, Excel ya no trata a mi celda con su numero característico sino que le otorga el nombre de la columna, y cuando aplicamos una formula a la celda, Excel automáticamente aplica la formula al resto de celdas.

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https://goo.gl/cwCmmH

Subtotales en las TABLAS DE DATOS de Excel.

• Los subtotales    se calculan con una función de resumen, como Suma o Promedio, con la función SUBTOTAL. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen de cada columna.
• Los totales generales    se derivan de datos de detalle, no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen Promedio, la fila total general muestra un promedio de todas las filas de detalle de la lista, no un promedio de los valores de las filas de subtotales.

Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El comando Subtotal también esquematiza la lista de modo que pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

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https://goo.gl/xlyDHa

Filtrar Datos en Excel.

En los datos filtrados solo se muestran las filas que cumplen los criterio que haya especificado y se ocultan las filas que no quiere ver. Después de filtrar los datos, puede copiar, buscar, editar, aplicar formato, representar con gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlos ni moverlos.

También puede filtrar por más de un columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   Rango de celdas    
   1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.
   2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.
      
      Tabla    
   3. Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2. Haga clic en la flecha  del encabezado de columna.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   Seleccionar de una lista de valores de texto    
1. En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar.
   La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive(Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.
   Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.
   Crear criterios    
2. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación o en Filtro personalizado.
   Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.
3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.
   Por ejemplo, para filtrar por texto que comience por la letra "J", escriba J y para filtrar por texto que contenga "bel" en cualquier parte del texto, escriba bel.

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https://goo.gl/ULfuuw

Ordenar Datos en Excel.

Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.

Cuando se vuelve a aplicar una ordenación, pueden aparecer resultados distintos por las razones siguientes:

• Se han agregado, modificado o eliminado datos del rango de celdas o de la columna de tabla.
• Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.

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ORDENAR TEXTOS:

1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.
   • Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en  Ordenar de A a Z.
   • Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en  Ordenar de Z a A.
3. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas.
   Ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas
   1. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Ordenar.
      
   2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.
   3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas.
   4. Haga clic dos veces en Aceptar.
4. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Problema: comprobar si todos los datos se almacenan como texto    Si la columna que quiere ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, tendrá que aplicar formato de texto a todos. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la pestaña Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la pestaña Número y, después, en Categoría, haga clic en Texto.

Problema: eliminar espacios iniciales    En algunos casos, los datos importados desde otra aplicación pueden tener insertados espacios iniciales. Antes de ordenar los datos, elimine estos espacios.

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Ordenar Numeros: 

1. Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
• Para ordenar de números de menor a mayor, haga clic en  Ordenar de menor a mayor.
• Para ordenar de números de mayor a menor, haga clic en  Ordenar de mayor a menor.

Ordenar Fechas u horas:

1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
3. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
   • Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en  Ordenar de más antiguo a más reciente.
   • Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en  Ordenar de más reciente a más antiguo.
4. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Este link nos llevara hacia un audio-visual tutorial de los temas expuestos:

https://goo.gl/2NdmGO